Pelatihan Kearsipan Elektronik Berbasis Microsoft Access 365 pada Kantor Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan
DOI:
https://doi.org/10.56393/jpkm.v6i2.3758Keywords:
Kearsipan Elektronik, Manajemen Arsip, Microsoft Access 365, Pelatihan KearsipanAbstract
Kearsipan memiliki peran krusial dalam mengudukung kemajuan dan kelancaran operasional sebuah organisasi. Arsip merupakan rekaman dari berbagai aktivitas atau peristiwa yang tersimpan dalam berbagai bentuk dan media. Sehingga, pengelolaan arsip harus dilakukan secara terstruktur dan efisien agar dapat meningkatkan produktivitas kerja. Jika pengelolaan arsip tidak dilakukan dengan benar, proses kerja organisasi bisa mengalami gangguan. Banyaknya kehilangan dan kerusakan arsip serta lamat dalam proses penemuan arsip yang berdampak pada kertelambatan dan pendelegasian serta pengambilan keputusan pada sebuah kantor, seperti kantor Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan. Sehingga tujuan Pengabdian Kepada Masyarakat ini untuk membantu membenahi manajemen kearsipan di kantor ini dengan memberikan pelatihan dan pengaplikasikan sistem kearsipan elektronik berbasis Microsoft Access 365 untuk memberikan solusi mengenai permasalahan di bidang kearsipani ni. Metode yang digunakan adalah sosialisasi, pelatihan dan workshop, evaluasi, keberlanjutan program, dan partisipasi mitra. Hasil setelah dilakukan pengabdian kemampuan mitra meningkat sampai 80% dalam mengindeks surat masuk/keluar dan dalam penyimpan surat baik manual maupun elektronik juga meningkat sampai mencapai sekitar 80%, bahkan mencapai peningkatan 93% dalam waktu penemuan kembali arsip.
Downloads
References
Ardoni, S. K. (2024). Pengetahuan arsiparis dinamis inaktif Universitas Negeri Padang. Jurnal Review Pendidikan dan Pengajaran, 7(2), 1–5.
Aulia, A., & Kurniawan, R. (2022). Manajemen kearsipan digital dalam upaya meningkatkan mutu sistem penyimpanan dokumen kepegawaian di Kota Banda Aceh: Hambatan dan tantangan. Asia-Pacific Journal of Public Policy, 8(1), 16–24.
Aulianto, D. R. (2024). Tren riset bidang kearsipan: Tinjauan bibliometrik dalam jurnal Archival Science: Array. Jurnal Kearsipan, 19(2), 131–146.
Dashboard SPBE Kemendagri. (2024). Maturity level aplikasi Kesbangpol: Mencatat waktu rata-rata akses arsip di 34 provinsi.
Fahmi, N. I., Alaydrus, A., & Budiman. (2018). Studi tentang pengelolaan kearsipan dalam menunjang pelayanan publik (Perbandingan di Kantor Kelurahan Rawamakmur dan Kantor Kelurahan Teluk Leron). eJournal Ilmu Pemerintahan, 6(4), 1565–1578.
Faridah. (2022). Manajemen kearsipan untuk siswa, mahasiswa, dunia pendidikan dan perkantoran. Deepublish.
Hamsinah, Juariah, & Asmawardah. (2024). Mekanisme sistem temu kembali arsip (Studi deskriptif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan). Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 12(2), 149–163. https://doi.org/10.18592/pk.v12i2.13035
Hendriyani, M. (2021). Pemberkasan arsip dinamis aktif di Subbagian Persuratan dan Arsip Aktif pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). KOMPLEKSITAS: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi dan Bisnis, 10(1), 11–17.
IKM KemenPAN-RB. (2024). Laporan Indeks Kepuasan Masyarakat pelayanan publik Kesbangpol per provinsi.
Jamaluddin, J., Marwa, M., & Nasir, N. (2024). Archival management in the postgraduate program of Universitas Negeri Makassar. Journal of Social Science and Economics (JOSSE), 60–66.
Julianto, P. (2018). Pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Kantor Camat Air Hangat Kabupaten Kerinci. Jurnal Administrasi Nusantara, 1(2), 16–29.
Mawardi, M., & Albab, U. (2025). Pelatihan dan pendampingan pengelolaan kearsipan bagi tata usaha di Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Lampung. FUNDAMENTUM: Jurnal Pengabdian Multidisiplin, 3(1), 56–76.
Mawarni, D. P., & Prasetyawan, V. Y. (2018). Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kendal. Jurnal Perpustakaan, 7(2), 211–220.
Meirinawati. (2015). Manajemen kearsipan untuk mewujudkan tata kelola administrasi perkantoran yang efektif dan efisien. Dalam Prosiding Seminar Nasional Pendidikan Administrasi Perkantoran.
Meva, T. A., Sukaesih, S., & Sujana, L. R. (2024). Peran arsiparis dalam optimalisasi kearsipan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. Informatio: Journal of Library and Information Science, 4(3), 251–264.
Nanulaitta, D. T., Tousalwa, C. C., & Tjokro, C. I. (2020). Pengelolaan kearsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor pemerintahan Negeri Amahusu dan Negeri Nusaniwe Kecamatan Nusaniwe Kota Ambon. Jurnal Pengabdian Masyarakat Jamak, 3(2), 269–279.
Nisfiyah, J., Hurriyah, L., & Fitriatin, N. (2022). Analisis pengaruh pendidikan dan pelatihan kearsipan terhadap kinerja arsiparis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo. Jurnal Administrasi Pendidikan Islam, 4(2), 213–225.
Octaviona, E., Kesuma, M., & Basyori, A. (2020). Kesiapan arsiparis menggunakan e-arsip dalam tata kelola kearsipan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Raden Intan Lampung. Jurnal El-Pustaka, 1(1), 86–99.
Permata, I. S., & Rahmah, E. (2020). Penyimpanan arsip dinamis aktif di Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman. Jurnal Pustaka Budaya, 7(2), 91–96.
Rahmah, A., & Ridha, A. R. (2025). Pengelolaan arsip berbasis elektronik digital. Jurnal Pendidikan, Hukum, Komunikasi, 1(2), 89–103.
Ramadhina, W., & Batubara, K. A. (2024). Pengelolaan arsip aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Jurnal Ilmiah Dinamika Sosial, 8(2), 141–145.
Riasmiati, A. (2016). Manajemen kearsipan. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9(3), 65–70.
Rusmawati, L. T., Anggraeiny, R., & Arifin, M. (2019). Sistem pengelolaan arsip di Kantor Kelurahan Sidodadi Kecamatan Samarinda Ulu. E-Journal Administrasi Negara, 7(1), 8484–8498.
Saefulrahman, I., Muhammadi, R., Sakti, D. F. M., & Alpasha. (2025). Implementasi sistem manajemen kearsipan digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung. Jurnal ISO: Jurnal Ilmu Sosial, Politik dan Humaniora, 5(1), 1–12.
Simbolon, Z. F., Izhari, F., & Sitorus, Z. (2024). Implementasi sistem arsip elektronik dalam meningkatkan efisiensi operasional di SMK Gelora Jaya Nusantara Medan. Minfo Polgan, 13(2), 1582–1589. https://doi.org/10.33395/jmp.v13i2.14157
Sundari, A. A., & Lawanda, I. I. (2023). Analisis proses pengelolaan arsip dinamis inaktif pada unit kearsipan Kementerian CX. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan, 25(2), 67–81.
Taib, T. (2021). Pentingnya peran arsip di perguruan tinggi (IAIN Sultan Amai Gorontalo). Jurnal El-Pustaka, 2(1), 1–12.
